2.1.1. На основании Устава Приморского края Губернатор Приморского края, Правительство Приморского края издают следующие правовые акты:

постановления Губернатора Приморского края;

распоряжения Губернатора Приморского края;

постановления Правительства Приморского края;

распоряжения Правительства Приморского края.

2.1.2. Принятие решений Губернатором Приморского края, Правительством Приморского края, Первым вице-губернатором Приморского края – Председателем Правительства Приморского края (далее – Председатель Правительства Приморского края), должностными лицами Правительства Приморского края, руководителями государственных органов, подразделений по вопросам организации внутренней деятельности сопровождается изданием следующих правовых актов:

приказов Губернатора Приморского края (при осуществлении им полномочий представителя нанимателя от имени Приморского края, а также при осуществлении им полномочий работодателя) (далее – приказы Губернатора Приморского края по кадровым вопросам);

приказов Правительства Приморского края (при осуществлении полномочий работодателя в случаях, предусмотренных действующим законодательством, при осуществлении своей хозяйственной деятельности);

распоряжений Первого вице-губернатора Приморского края – Председателя Правительства Приморского края;

распоряжений вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края;

распоряжений заместителей Председателя Правительства Приморского края;

распоряжений заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров;

приказов Первого вице-губернатора Приморского края – Председателя Правительства Приморского края;

приказов вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края;

приказов заместителей Председателя Правительства Приморского края;

приказов заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров;

приказов руководителя аппарата Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края;

приказов по аппарату Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края;

приказов руководителей государственных органов, подразделений.

2.1.3. Государственные органы, подразделения в соответствии с их полномочиями издают постановления, распоряжения, приказы.

2.1.4. Решения, принятые на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, оформляются протоколами.

2.1.5. В процессе деятельности государственных органов, подразделений создаются различные информационные, справочные документы (акты, справки, докладные и служебные записки, письма, обзоры и иные документы).

Для оперативной передачи информации используются факсограммы, телеграммы, телефонограммы, электронная почта.

2.1.6. Для осуществления приема, увольнения, перемещения гражданских служащих, предоставления им отпусков оформляются служебные контракты, приказы по личному составу, заявления, личные карточки и иные документы по личному составу.

2.2.1. Документы, создаваемые в Правительстве Приморского края, государственных органах, подразделениях, оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

2.2.2. Бланки документов государственных органов, подразделений разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Документы, издаваемые от имени двух или более государственных органов, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2.2.3. В Правительстве Приморского края, государственных органах, подразделениях применяются следующие виды бланков документов:

бланк постановления Губернатора Приморского края (приложение N 1);

бланк распоряжения Губернатора Приморского края (приложение N 2);

бланк постановления Правительства Приморского края (приложение N 3);

бланк распоряжения Правительства Приморского края (приложение N 4);

бланк распоряжения Первого вице-губернатора Приморского края – Председателя Правительства Приморского края (приложение N 5);

бланк распоряжения вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края (приложение N 6);

бланк распоряжения заместителя Председателя Правительства Приморского края (приложение N 7);

бланк распоряжения заместителя Председателя Правительства Приморского края – министра (приложение N 8);

бланк приказа Губернатора Приморского края (приложение N 9);

бланк приказа Правительства Приморского края (приложение N 10);

бланк приказа по аппарату Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края (приложение N 11);

бланк приказа Первого вице-губернатора Приморского края – Председателя Правительства Приморского края (приложение N 12);

бланк приказа вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края (приложение N 13);

бланк приказа заместителя Председателя Правительства Приморского края (приложение N 14)

бланк приказа заместителя Председателя Правительства Приморского края – министра (приложение N 15);

бланк приказа руководителя аппарата Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края (приложение N 16);

бланк письма Правительства Приморского края с угловым расположением реквизитов (приложение N 17);

бланк письма аппарата Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края (приложение N 18);

бланк письма структурного подразделения аппарата Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края (приложение N 19);

бланк письма органа исполнительной власти Приморского края (министерство, агентство, департамент, инспекция) (приложение N 20);

бланки писем Губернатора Приморского края, Первого вице-губернатора Приморского края – Председателя Правительства Приморского края, Правительства Приморского края с изображением герба Приморского края:

официальный бланк письма Губернатора Приморского края (приложение N 21);

официальный бланк письма Губернатора Приморского края на английском языке (приложение N 22);

официальный бланк письма Первого вице-губернатора Приморского края – Председателя Правительства Приморского края (приложение N 23);

официальный бланк письма Правительства Приморского края (приложение N 24);

официальный бланк письма Правительства Приморского края на английском языке (приложение N 25);

бланк должностного лица – заместителя председателя Правительства Приморского края – министра, координирующего и контролирующего один государственный орган (приложение N 26).

2.2.4. Бланки документов государственных органов и подразделений подлежат согласованию с административным департаментом.

2.2.5. На гербовых бланках писем Губернатора Приморского края, Первого вице-губернатора Приморского края – Председателя Правительства Приморского края, Правительства Приморского края типографским способом или специальным нумератором на оборотной стороне бланка в правом нижнем поле проставляются учетные порядковые номера.

Учет поступления и выдачи гербовых бланков производится в журналах по форме согласно приложению N 27 к настоящей Инструкции.

2.2.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.3.1. При подготовке документов используется метрический аналог шрифта Times New Roman и шрифт PT Astra Serif размером N 14 (N 12, 13 – для оформления табличных материалов) через 1-1,5 межстрочных интервала.

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирный шрифт, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь следующие размеры полей:

левое – 2,5 см, правое – 1,5 см, верхнее – 2 см; нижнее – 2 см.

2.3.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.3.4. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Правительства Приморского края, государственных органов, подразделений, являются:

2.3.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

2.3.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов следующие:

 

Герб Приморского края

Герб Приморского края воспроизводится на бланках документов в соответствии с Законом Приморского края от 25 декабря 2002 года N 33-КЗ "О Гербе Приморского края". Изображение герба на бланках документов помещается на верхнем поле бланка на расстоянии 10 мм от верхнего края листа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование государственного органа, подразделения".

Наименование государственного органа, подразделения – автора документа

Наименование государственного органа, подразделения – автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в правовом акте об утверждении положения о данном государственном органе, подразделении. Под наименованием государственного органа, подразделения в скобках указывается его сокращенное наименование, если оно предусмотрено положением о данном государственном органе, подразделении.

 

Наименование вида документа

Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документа (кроме письма) или указывается составителем при подготовке документа, располагается под реквизитами автора документа (наименованием государственного органа, подразделения, должности).

 

Дата документа

Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 одинарных межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, если иное не установлено правилами оформления отдельных видов документов.

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Документы, изданные совместно двумя или более государственными органами, подразделениями, должны иметь одну (единую, соответствующую дате более поздней подписи) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год цифровым или словесно-цифровым способом, например:

09.12.2019 или 9 декабря 2019 года.

 

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более государственными органами, подразделениями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

 

Заголовок к тексту

Заголовок – краткое содержание документа, составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5, а также документов, имеющих текст небольшого объема (не превышает 4-5 строк).

Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?", должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Постановление (о чем?) Об утверждении Положения о департаменте_

Письмо (о чем?) О выделении денежных средств_

Правила (чего?) внутреннего распорядка

Заголовок печатается без кавычек на расстоянии двух одинарных интервалов от предыдущего реквизита.

Заголовок к письму печатается от левой границы текстового поля под реквизитами бланка. Заголовок может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке.

В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится.

 

Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии двух одинарных межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей через 1,5 межстрочных интервала.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

 

Гриф согласования документа

Согласование проекта документа на бумажном носителе с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование государственного органа (организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:

 

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра транспорта Российской Федерации
подпись И.О. Фамилия 25.10.2019

 

или

 

СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива от ________ N ________

 

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов (организаций). На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование проектов правовых актов Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края на бумажном носителе осуществляется в соответствии с пунктом 2.8.6 настоящей Инструкции.

 

Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, иным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

 

	УТВЕРЖДАЮ
	Директор департамента по делам молодежи Приморского края
	подпись И.О. Фамилия
	25.10.2019

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), согласованного в роде, числе и падеже, соответствующих названию утверждаемого документа (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА и т.д.), наименования утверждающего документа или органа в творительном падеже, его даты и номера, например:

 

	УТВЕРЖДЕН
	постановлением Губернатора Приморского края

 

При утверждении документа коллегиальным органом, решение которого фиксируется в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках):

 

	УТВЕРЖДЕНО
	коллегией министерства здравоохранения Приморского края
	(протокол от _______ N _______)

 

Каждая составная часть реквизита "Гриф утверждения" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 8-10 см и ограничивается правым полем. Примерный перечень документов с грифом утверждения приведен в приложении N 28 к настоящей Инструкции.

Приложение к проекту с грифом утверждения заканчивается чертой, расположенной по центру текста, ниже него на 2 см. Длина черты – 3-4 см.

 

Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами государственного органа, подразделения оформляется визой.

Реквизит оформляется на документах на бумажных носителях.

Визирование проекта документа является его внутренним согласованием и означает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием проекта документа и выразило свое отношение к нему.

Виза включает в себя личную подпись должностного лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

 

Директор департамента по делам молодежи Приморского края
подпись И.О. Фамилия
23.12.2019

 

Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа на границе нижнего поля.

Визирование проводится до представления документа на подписание.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Визирование проектов правовых актов Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края осуществляется в соответствии с подразделом 2.8 настоящей Инструкции.

 

Подпись

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и её расшифровка (инициалы и фамилия).

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 одинарными межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля; двухстрочные и многострочные наименования печатаются через один межстрочный интервал и центрируются относительно самой длинной строки, например:

 

Первый вице-губернатор Приморского края – председатель Правительства Приморского края

И.О. Фамилия

 

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами, с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Не допускается подписание документов с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность), то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или иное должностное лицо, имеющее право подписи, с указанием фактической должности лица, подписавшего документ, и его фамилии. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется следующим образом:

 

И.о. директора департамента

И.О. Фамилия

 

При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа разными лицами, равными по должности, но представляющими разные государственные органы, подразделения, подписи располагают на одном уровне.

Если документ, оформленный на бланке с указанием наименования государственного органа, подразделения, подписывает его руководитель, то в состав реквизита "Подпись" входит наименование должности подписывающего, личная подпись и её расшифровка без указания названия организации, например:

 

Директор департамента

И.О. Фамилия

 

Министр

И.О. Фамилия

 

Если документ оформлен не на бланке, то в состав реквизита "Подпись" входит наименование должности лица, подписывающего документ, наименование государственного органа, подразделения, в котором документ создан, личная подпись и её расшифровка, например:

 

Директор департамента по делам молодежи Приморского края

И.О. Фамилия

 

Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с действующим законодательством включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

 

Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении бумажной копии документа или выписки из него включает в себя указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Отметку о заверении копии следует оформлять ниже реквизита "Подпись" через 2 одинарных межстрочных интервала:

 

Подлинник документа находится в деле N____за ____год
(наименование государственного органа, подразделения)
Верно
Главный специалист-эксперт
департамента по делам молодёжи
Приморского края	подпись	И.О. Фамилия
23.12.2019

 

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

 

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона (размер шрифта N 12):

 

Савченко Елена Ивановна

(432) 220-15-63

 

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

 

Резолюция

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе или на бланке резолюции; для электронных документов указания оформляются в регистрационной карточке.

Указания по исполнению включают в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату:

 

В.П. Морозову
Прошу подготовить проект договора
к 08.10.2019
подпись	дата

 

В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем считается тот, кто указан первым.

 

Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

 

Гриф ограничения доступа к документу

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах на бумажных носителях, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид: "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Например:

 

	Для служебного пользования
	Экз. N 2

 

Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа (для документов на бумажных носителях).

2.3.7. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом.

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 одинарными межстрочными интервалами.

2.4.1. Подготовка проектов законов Приморского края, вносимых Губернатором Приморского края, осуществляется в соответствии с примерной Программой законопроектной деятельности Губернатора Приморского края.

Подготовка проектов законов Приморского края, не включенных в примерную Программу законопроектной деятельности Губернатора Приморского края, осуществляется на основании поручения Губернатора Приморского края или лиц, указанных в пунктах 1-4 части 4 статьи 42.

2.4.2. Проекты законов Приморского края и проекты постановлений Законодательного Собрания Приморского края оформляются в соответствии с Правилами оформления нормативных правовых актов в Законодательном Собрании Приморского края.

2.4.3. Для подготовки проектов законов Приморского края, затрагивающих компетенцию различных государственных органов, подразделений, по инициативе ответственного за разработку проекта закона Приморского края государственного органа, подразделения могут создаваться рабочие группы.

Решение о создании рабочей группы по подготовке проекта закона Приморского края принимается лицом, указанным в пунктах 1-4 части 4 статьи 42 Устава Приморского края.

2.4.4. Согласование проектов законов Приморского края и проектов постановлений Законодательного Собрания Приморского края, вносимых на рассмотрение Законодательного Собрания Приморского края Губернатором Приморского края, Правительством Приморского края, осуществляется в соответствии с разделом 2.8 настоящей Инструкции.

2.4.5. Подписанное Губернатором Приморского края, Председателем Правительства Приморского края распоряжение о внесении на рассмотрение Законодательного Собрания Приморского края проекта закона Приморского края направляется в управление делопроизводства и ведения электронного документооборота аппарата Законодательного Собрания Приморского края гражданскими служащими государственного органа, подразделения, подготовивших проект закона Приморского края, с одновременным уведомлением полномочного представителя Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края.

2.4.6. Подготовка проектов постановлений Законодательного Собрания Приморского края осуществляется в порядке, установленном для подготовки проектов законов Приморского края.

2.5.1. Проект заключения на представленные Губернатору Приморского края проекты законов Приморского края и поправки к проектам законов Приморского края готовятся по поручению полномочного представителя Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края отделом законодательной деятельности Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края аппарата Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края (далее – отдел законодательной деятельности) в 30-дневный срок со дня поступления указанных проектов и поправок Губернатору Приморского края.

2.5.2. Отдел законодательной деятельности готовит проект заключения с учетом мнения отраслевых государственных органов, подразделений, а также министерства государственно-правового управления Приморского края.

Предложения и замечания на проект закона Приморского края и поправки к проекту закона Приморского края направляются в адрес отдела законодательной деятельности в срок, не превышающий 10 дней со дня получения соответствующего запроса, если в запросе не установлен иной срок.

2.5.3. Проект заключения на проект закона Приморского края и поправки к проекту закона Приморского края подлежат согласованию с лицами, указанными в пунктах 1- 4 части 4 статьи 42 Устава Приморского края, курирующими вопросы, составляющие предмет регулирования проекта закона Приморского края.

2.5.4. Подготовка проектов заключений Правительства Приморского края по поправкам к проекту закона Приморского края о краевом бюджете на очередной финансовый год и плановый период и к проекту закона Приморского края о внесении изменений в закон Приморского края о краевом бюджете на очередной финансовый год и плановый период осуществляется в соответствии с Законом Приморского края от 2 августа 2005 года N 271-КЗ "О бюджетном устройстве, бюджетном процессе и межбюджетных отношениях в Приморском крае".

2.6.1. Проект поправок Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края к проекту закона Приморского края готовится по поручению полномочного представителя Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края отделом законодательной деятельности в срок, установленный постановлением Законодательного Собрания Приморского края.

Подготовка проекта поправок осуществляется на основании предложений и (или) с учетом мнения отраслевых государственных органов, подразделений, а также министерства государственно-правового управления Приморского края.

Предложения отраслевых государственных органов, подразделений, требующие финансирования за счет средств краевого бюджета, до направления полномочному представителю Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края подлежат согласованию с министерством финансов Приморского края.

2.6.2. Проект поправок Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края к проекту закона Приморского края подлежит согласованию с лицами, указанными в пунктах 1-4 части 4 статьи 42 Устава Приморского края, курирующими вопросы, составляющие предмет регулирования проекта закона Приморского края.

2.7.1. По поручению полномочного представителя Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края отдел законодательной деятельности осуществляет подготовку принятого Законодательным Собранием Приморского края закона Приморского края для подписания (отклонения) Губернатором Приморского края в 14-дневный срок со дня его поступления Губернатору Приморского края (с учетом срока, предусмотренного частью 6 статьи 37 Устава Приморского края и необходимого для обнародования подписанного Губернатором Приморского края закона Приморского края).

Подготовка принятого Законодательным Собранием Приморского края закона Приморского края для подписания (отклонения) Губернатором Приморского края осуществляется с учетом мнения отраслевых государственных органов, подразделений, министерства государственно-правового управления Приморского края, а в случаях, когда реализация принятого закона Приморского края требует финансирования за счет средств краевого бюджета, – с учетом мнения министерства финансов Приморского края.

Предложения и замечания на принятый Законодательным Собранием Приморского края закон Приморского края направляются в адрес полномочного представителя Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края в срок, не превышающий пяти календарных дней со дня получения соответствующего запроса, если в запросе не установлен иной срок.

2.7.2. Подписание (отклонение) принятого Законодательным Собранием Приморского края закона Приморского края подлежит согласованию с лицами, указанными в пунктах 1-4 части 4 статьи 42 Устава Приморского края, курирующими вопросы, составляющие предмет регулирования закона Приморского края.

2.7.3. Подписанный Губернатором Приморского края закон Приморского края направляется в Законодательное Собрание Приморского края полномочным представителем Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края для присвоения ему порядкового номера.

2.8.1. Губернатор Приморского края и Правительство Приморского края на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Устава Приморского края и законов Приморского края издают постановления и распоряжения (далее – правовые акты).

2.8.2. Подготовка правовых актов осуществляется по поручению Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров или по инициативе государственных органов, подразделений в пределах их компетенции.

2.8.3. Круг лиц, осуществляющих согласование проекта правового акта, определяет руководитель государственного органа, подразделения – исполнителя по согласованию с министерством государственно-правового управления Приморского края.

Проекты правовых актов, предусматривающие расходы за счет средств краевого бюджета, подлежат обязательному согласованию с министерством финансов Приморского края, Председателем Правительства Приморского края.

Проекты правовых актов по вопросам, указанным в пункте 1.4 Порядка организации и проведения оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Приморского края, утвержденного постановлением Администрации Приморского края от 26 декабря 2012 года N 435-па, подлежат обязательному согласованию с министерством экономического развития Приморского края.

2.8.4. Ответственность за качество подготовки и согласование проекта правового акта несет руководитель государственного органа, подразделения, осуществляющего его подготовку.

2.8.5. Подготовленный проект правового акта с пояснительной запиской, расчетами, сметами и иными материалами, обосновывающими его принятие, а также с указателем рассылки (приложение N 29) направляется на согласование в государственной информационной системе Приморского края "Региональная система межведомственного электронного документооборота" (далее – РСМЭД).

2.8.6. Согласование проектов правовых актов должностными лицами осуществляется посредством проставления усиленной квалифицированной электронной подписи в электронном листе согласования параллельно:

руководитель государственного органа, подразделения, подготовившего проект правового акта;

руководители иных государственных органов, подразделений, имеющих прямое отношение к содержанию проекта правового акта;

далее последовательно:

министр государственно-правового управления Приморского края – по результатам проведения правовой и (или) антикоррупционной экспертизы;

полномочный представитель Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края (в случае согласования проекта распоряжения Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края о внесении на рассмотрение Законодательного Собрания Приморского края проекта закона Приморского края или постановления Законодательного Собрания Приморского края).

Должностным лицам, указанным в абзацах пятом, шестом настоящего пункта, проект правового акта направляется на согласование параллельно;

начальник отдела распорядительных документов административного департамента.

При направлении проекта правового акта на согласование в министерство государственно-правового управления Приморского края соответствующий проект правового акта на бумажном носителе одновременно передается исполнителем в министерство государственно-правового управления Приморского края для проведения правовой и антикоррупционной экспертиз и визирования гражданскими служащими министерства государственно-правового управления Приморского края, проводящими соответствующую экспертизу, оборота каждого листа проекта правового акта.

В случае согласования проекта распоряжения Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края о внесении на рассмотрение Законодательного Собрания Приморского края проекта закона Приморского края или постановления Законодательного Собрания Приморского края министерством государственно-правового управления Приморского края в РСМЭД после завершения правовой и (или) антикоррупционной экспертиз проект правового акта на бумажном носителе передается исполнителем для согласования полномочному представителю Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края.

После завершения правовой и антикоррупционной экспертиз и согласования проекта правового акта министерством государственно-правового управления Приморского края (полномочным представителем Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края – в случае, предусмотренном абзацем шестым настоящего пункта) в РСМЭД проект правового акта на бумажном носителе передается исполнителем в отдел распорядительных документов административного департамента для проведения лингвистической экспертизы и визирования оборота каждого листа проекта правового акта.

Ответственность за идентичность электронной версии проекта правового акта, проходящего согласование в РСМЭД, проекту правового акта на бумажном носителе, представляемому в соответствии с абзацами девятым – одиннадцатым настоящего пункта, возлагается на исполнителя;

далее параллельно:

Председатель Правительства Приморского края (в случае согласования проекта правового акта Губернатора Приморского края), вице-губернатор Приморского края – заместитель Председателя Правительства Приморского края, заместители Председателя Правительства Приморского края, курирующие вопросы, составляющие предмет регулирования проекта правового акта.

Далее последовательно – на предварительное согласование в электронном виде:

Губернатору Приморского края или должностному лицу, исполняющему его обязанности (в случае согласования проектов правовых актов Губернатора Приморского края) либо Председателю Правительства Приморского края или должностному лицу, исполняющему его обязанности (в случае согласования проектов правовых актов Правительства Приморского края).

2.8.7. В случае если в процессе согласования проекта правового акта в РСМЭД выявляется необходимость корректировки текста проекта правового акта в целом или его отдельных положений, которая может быть осуществлена исполнителем во взаимодействии со специалистом соответствующего органа, указанного в пункте 2.8.6 настоящей Инструкции, в рабочем порядке, проект правового акта возвращается исполнителю в РСМЭД как несогласованный с соответствующими отметками в электронном листе согласования с обязательным обоснованием отказа в графе "Замечания" либо перенаправляется исполнителю в РСМЭД в целях доработки и приложения исправленной версии проекта без прерывания процесса согласования. В случае оформления по решению руководителя, указанного в пункте 2.8.6 настоящей Инструкции, письменных замечаний (особого мнения) к проекту правового акта, соответствующие замечания (особое мнение) оформляются в качестве исходящего документа согласно требованиям к подготовке и оформлению документов, предусмотренным настоящей Инструкцией.

В случаях, предусмотренных абзацами девятым – одиннадцатым пункта 2.8.6 настоящей Инструкции, исполнителю также возвращается проект правового акта на бумажном носителе. В случае если в течение трех рабочих дней со дня получения в РСМЭД информации о несогласовании проекта правового акта исполнитель не обратился за получением проекта правового акта на бумажном носителе, ответственность за несоблюдение сроков согласования, указанных в пункте 2.8.9 настоящей Инструкции, несет руководитель государственного органа, подразделения, подготовившего проект правового акта.

2.8.8. После внесения исполнителем необходимых изменений проект правового акта оформляется в РСМЭД в качестве новой версии документа (за исключением случая перенаправления исполнителю без прерывания процедуры согласования) и повторно направляется всем согласователям, участвовавшим в рассмотрении предшествующей версии данного проекта правового акта, с соблюдением требований, указанных в абзацах девятом – одиннадцатом пункта 2.8.6 настоящей Инструкции.

2.8.9. Согласование проектов правовых актов проводится в течение трех рабочих дней у каждого согласователя, за исключением случаев, предусмотренных настоящим пунктом.

При проведении министерством государственно-правового управления Приморского края правовой и антикоррупционной экспертизы, при необходимости дополнительного изучения нормативной правовой базы министерством финансов Приморского края, министерством экономического развития Приморского края при согласовании проектов государственных программ Приморского края и внесении в них изменений, полномочным представителем Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края срок согласования проекта правового акта может быть продлен до 20 рабочих дней, за исключением проектов правовых актов, необходимых для своевременного установления (исполнения) расходных обязательств Приморского края, срок согласования которых указанными органами не может превышать 10 рабочих дней.

При согласовании проектов правовых актов, основанием для подготовки которых служит протест прокурора, необходимо учитывать срок исполнения протеста (10 дней) и согласовывать такие проекты в течение одного дня.

В случае введения для Приморской территориальной подсистемы РСЧС режима повышенной готовности или при возникновении на территории Приморского края чрезвычайных ситуаций, в том числе при введении ограничительных мероприятий (карантина) по заразным болезням животных, подготовка и согласование проектов правовых актов осуществляется в течение одного дня.

В отношении проектов правовых актов, указанных в абзацах третьем, четвертом настоящего пункта, а также проектов правовых актов, необходимых для своевременного установления (исполнения) расходных обязательств Приморского края, допускается их направление на согласование параллельно всем должностным лицам, указанным в пункте 2.8.6 настоящего раздела, за исключением направления на предварительное согласование Губернатору Приморского края или должностному лицу, исполняющему его обязанности, Председателю Правительства Приморского края или должностному лицу, исполняющему его обязанности.

В случае направления проекта правового акта в прокуратуру Приморского края, Амурскую бассейновую природоохранную прокуратуру, Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю для проведения правовой и антикоррупционной экспертизы в рамках осуществления взаимодействия в сфере нормоконтроля, либо на рассмотрение в федеральные государственные органы, иные государственные органы Приморского края, органы местного самоуправления в соответствии с требованиями действующего законодательства, срок согласования проекта правового акта приостанавливается, о чем в электронном листе согласования делается соответствующая отметка.

В случае возникновения при согласовании проекта правового акта концептуальных разногласий относительно его содержания, в целях их урегулирования могут проводиться согласительные и иные рабочие совещания с участием координирующего и контролирующего государственный орган, подразделение, разработавших проект правового акта, Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров. При невозможности достигнуть договоренности и урегулировать разногласия в ходе вышеуказанных совещаний Председатель Правительства Приморского края, вице-губернатор – заместитель Председателя Правительства Приморского края, заместитель Председателя Правительства Приморского края, заместитель Председателя Правительства Приморского края – министр инициирует проведение совещания у Губернатора Приморского края или должностного лица, исполняющего его обязанности.

Согласование проектов правовых актов у руководителей территориальных органов федеральных государственных органов, иных государственных органов Приморского края, не имеющих подключения к РСМЭД, осуществляется на листе согласования на бумажном носителе (приложение N 30).

Согласование проектов правовых актов с указанными должностными лицами также может быть подтверждено письмом в адрес руководителя государственного органа, подразделения, подготовившего проект правового акта, за подписью руководителя соответствующего территориального органа федерального государственного органа, иного государственного органа Приморского края с изложением позиции по существу представленного проекта правового акта.

2.8.10. Проект правового акта на бумажном носителе, прошедший процедуры, предусмотренные абзацами девятым – одиннадцатым пункта 2.8.6 настоящей Инструкции, после предварительного согласования в электронном виде Губернатором Приморского края (Председателем Правительства Приморского края) передается исполнителем с приложением электронного листа согласования для собственноручного подписания Губернатору Приморского края (Председателю Правительства Приморского края) или должностному лицу, исполняющему его обязанности.

2.8.11. Подписанный правовой акт передается в отдел распорядительных документов административного департамента вместе с его электронной версией для регистрации и выпуска в трехдневный срок в строгом соответствии с указателем рассылки.

Ответственность за идентичность электронной версии правового акта бумажному оригиналу несет лично руководитель государственного органа, подразделения, разработавшего проект правового акта.

2.8.12. Подлинник правового акта, лист согласования к нему остаются в отделе распорядительных документов административного департамента, остальные документы возвращаются исполнителю для формирования архивного дела.

2.8.13. Копии правового акта направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки отделом распорядительных документов административного департамента.

2.8.14. Проекты печатаются на бланках установленной формы (приложения N 1-8, 31-34).

Правовые акты имеют следующие реквизиты:

герб Приморского края;

наименование органа, издавшего правовой акт, – Губернатор Приморского края, Правительство Приморского края;

форма правового акта – постановление, распоряжение;

дата документа отделяется от наименования вида правового акта, как правило, двумя одинарными межстрочными интервалами. Дата печатается от левой границы текстового поля. Элементы даты пишутся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год словесно-цифровым способом: 5 декабря 2019 года;

номер – печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N", порядкового номера документа и буквенного обозначения, например: N 154-пг, N 143-рп;

место составления (издания) документа – печатается на одном уровне с реквизитами "Дата" и "Номер" и оформляется центрированным способом;

наименование либо аннотация документа (заголовок) – отделяется от реквизита "Место составления (издания) документа" 3 межстрочными интервалами, выделяется полужирным шрифтом, центрируется относительно слов "Губернатор Приморского края", "Правительство Приморского края". Длина строки не должна превышать 50 знаков;

текст – оформляется в соответствии с пунктом 2.3.6 настоящей Инструкции.

Текст проекта правового акта, как правило, состоит из двух частей – констатирующей и постановляющей (в распоряжениях – распорядительной), юридически связанной с приложениями к нему.

В констатирующей части проекта правового акта излагаются основания и цель его принятия. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками "На основании", "В соответствии", "Во исполнение" и т.п.

Констатирующая часть в проектах постановлений Губернатора Приморского края завершается словом "постановляю", которое печатается строчными буквами вразрядку (интервал 2 пт), и двоеточием.

Констатирующая часть в проектах постановлений Правительства Приморского края завершается словами "Правительство Приморского края постановляет" и двоеточием. Слово "постановляет" пишется в продолжение преамбулы строчными буквами вразрядку (интервал 2 пт).

Постановляющая (распорядительная) часть постановлений (распоряжений) Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые, в свою очередь, могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

В случае если в тексте проекта содержится ссылка на правовые акты, указываются их реквизиты (даты, номера и наименования).

В случае внесения изменений в правовой акт в тексте дается ссылка на его предыдущие редакции.

В случае если в тексте проекта содержатся поручения государственным органам, подразделениям, краевым организациям, в последнем пункте проекта указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица Правительства Приморского края, на которого возлагается контроль за исполнением правового акта;

подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Приморского края", "Первый вице-губернатор Приморского края – Председатель Правительства Приморского края". Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края, печатаются у правой границы текстового поля.

2.8.15. При наличии приложений к проекту правового акта в тексте указывается ссылка на них. При наличии одного приложения – "(прилагается)" либо "согласно приложению"; при наличии нескольких приложений – (приложение N 1), (приложение N 2) либо "согласно приложению N 1", "согласно приложению N 2".

Приложения к проектам печатаются на отдельных листах и нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, порядки, инструкции, регламенты, таблицы, списки, образцы (формы) документов.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу проставляется гриф приложения, ниже через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на постановление или распоряжение Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края. Все составные части реквизита печатаются через один межстрочный интервал и центрируются по длинной строке. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например:

 

Приложение
к постановлению
Губернатора Приморского края

 

При указании в пункте правового акта формулировки "Утвердить" гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа в соответствии с пунктом 2.3.6 настоящей Инструкции.

Например:

 

Утверждено
постановлением
Правительства Приморского края

 

Приложение с грифом утверждения заканчивается чертой, расположенной по центру текста, ниже него примерно на 2 см. Длина черты 3-4 см.

Заголовок к тексту приложения оформляется центрированным способом, выделяется полужирным шрифтом. Первое слово заголовка приложения печатается прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками должен быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от грифа "Приложение" четырьмя одинарными межстрочными интервалами, от текста приложения – двумя одинарными межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложений нескольких глав, разделов они нумеруются римскими цифрами, их названия печатаются центрированным способом (относительно границ текста) прописными буквами, выделяются полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой, например: 1.2.

Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например: 2.3.1. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 1.2.2.1. После точки в нумерации пункта или подпункта текст печатается с прописной буквы.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) либо номера граф повторяются на каждой странице.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой и может печататься шрифтом меньшего размера. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

2.8.16. Если в тексте проекта правового акта упоминаются иные правовые акты, то делается ссылка на их даты, номера и наименования.

Если подготавливаемый проект правового акта влечет за собой внесение изменений в другие правовые акты, эти изменения оформляются в виде самостоятельного правового акта одновременно с проектом правового акта.

Изменения оформляются правовым актом той же формы, в какой издан основной правовой акт.

2.9.1. Приказ

2.9.2. Положения, правила, инструкции, порядки, регламенты.

2.9.3. Протокол.

2.9.4. Служебные письма.

2.9.5. Порядок подготовки писем за подписью Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края.

Письма за подписью Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края на продольном бланке с изображением герба Приморского края (приложения N 21-23) оформляются шрифтом в соответствии с пунктом 2.3.1 настоящей Инструкции размером N 14 через полуторный межстрочный интервал.

Письма за подписью Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края на бланке с изображением герба Приморского края (приложения N 21, 23) готовятся, в том числе по указанию Губернатора Приморского края или должностного лица, исполняющего его обязанности, либо Председателя Правительства Приморского края или должностного лица, исполняющего его обязанности.

Проект письма за подписью Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края создаётся в РСМЭД. Согласование писем осуществляется последовательно в следующем порядке:

руководитель государственного органа, подразделения – разработчик проекта письма (далее – разработчик);

начальник контрольного отдела административного департамента (в случае, предусмотренном пунктом 5.16.1 настоящей Инструкции);

начальник отдела распорядительных документов административного департамента;

помощник координирующего и контролирующего разработчика письма Председателя Правительства Приморского края (при подготовке писем за подписью Губернатора Приморского края), вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителя Председателя Правительства Приморского края – министра;

координирующий и контролирующий разработчика письма Председатель Правительства Приморского края (при подготовке писем за подписью Губернатора Приморского края), вице-губернатор Приморского края – заместитель Председателя Правительства Приморского края, заместитель Председателя Правительства Приморского края, заместитель Председателя Правительства Приморского края – министр;

помощник Губернатора Приморского края;

помощник Председателя Правительства Приморского края;

Губернатор Приморского края (при согласовании проекта письма за подписью Губернатора Приморского края);

Председатель Правительства Приморского края (при согласовании проекта письма за подписью Председателя Правительства Приморского края).

После согласования проекта письма в РСМЭД Губернатором Приморского края (Председателем Правительства Приморского края) текст письма печатается на соответствующем бланке с изображением герба Приморского края в отделе распорядительных документов административного департамента.

Вид бланка, на котором будет печататься письмо, определяет разработчик письма.

Отметка об исполнителе письма проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона с кодом города, адрес электронной почты (размер шрифта N 12).

Отпечатанное на бланке письмо с листом электронного согласования на бумажном носителе передается исполнителем помощнику Губернатора Приморского края (помощнику Председателя Правительства Приморского края) для подписания Губернатором Приморского края (Председателем Правительства Приморского края).

Подписанное Губернатором Приморского края (Председателем Правительства Приморского края) письмо передается помощником Губернатора Приморского края (Председателя Правительства Приморского края) разработчику для регистрации и отправки адресату через отдел служебной корреспонденции административного департамента (далее – отдел СК). Проект письма со всеми визами при его регистрации остается в отделе СК вместе с копией письма для оформления в дело.

В случае неподписания проекта письма помощник Губернатора Приморского края (помощник Председателя Правительства Приморского края) возвращает его исполнителю, который представляет использованный номерной бланк в отдел СК для уничтожения по акту и удаляет проект письма в РСМЭД.

2.9.6. Служебные телеграммы и телефонограммы.

2.9.7. Акт.

3.1.1. В документообороте Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края, государственных органов, подразделений выделяются следующие документопотоки:

поступающие (входящие) документы;

отправляемые (исходящие) документы;

внутренние документы.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в государственных органах, подразделениях, регламентируются настоящей Инструкцией.

3.1.3. При применении электронного документооборота ведутся базы данных служебной корреспонденции Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края отделом СК.

3.2.1. Доставка документов Губернатору Приморского края, в Правительство Приморского края, государственные органы, подразделения осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также посредством использования РСМЭД.

3.2.2. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, а также печатные издания.

3.2.3. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, сообщения по электронной почте.

3.3.1. Документы, поступающие в государственные органы, подразделения на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, электронную регистрацию, рассмотрение руководителями и после наложения резолюции доставляются исполнителям.

3.3.2. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающей в Правительство Приморского края корреспонденции производится в следующем порядке:

корреспонденция на имя Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителя Председателя Правительства Приморского края – министра, курирующего два и более государственных органа, Руководителя аппарата, за исключением письменных обращений граждан и переписки по обращениям граждан, регистрируется в отделе СК;

государственные органы, подразделения получают свою корреспонденцию в отделении связи либо посредством РСМЭД и регистрируют ее самостоятельно.

3.3.3. Полученные отделом СК конверты с корреспонденцией вскрываются, при этом проверяется наличие вложений, а также указанных в документах приложений.

В случае повреждения упаковки и вложений, отсутствия приложений, выявления нечитаемости текста составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, другой остается в отделе СК. Акт подписывается начальником отдела СК. Поступивший документ регистрации не подлежит.

3.3.4. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по принадлежности, если известен адрес получателя. В ином случае корреспонденция возвращается отправителю.

3.3.5. Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени получения документа (документы, поступающие из суда, прокуратуры и т.п.).

3.3.6. Конверты писем с надписью "лично" гражданскими служащими отдела СК не вскрываются и передаются по назначению.

3.3.7. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается приемной Губернатора Приморского края, о чем делается отметка в журнале регистрации. О документах и телеграммах, требующих незамедлительного решения, докладывается Губернатору Приморского края, Председателю Правительства Приморского края, должностным лицам Правительства Приморского края. Поступившие документы передаются гражданскими служащими приемной Губернатора Приморского края в отдел СК (или департамент по защите государственной тайны Приморского края, информационной безопасности и мобилизационной подготовки Приморского края – в случае поступления документов секретного характера) в первый, следующий за выходными днями рабочий день – для последующего оформления и организации исполнения.

3.3.8. Документы в зависимости от их видов регистрируются:

в отделе СК –

федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и иные документы, поступающие из Федерального Собрания Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации;

входящая корреспонденция в адрес Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителя Председателя Правительства Приморского края – министра, координирующего и контролирующего два и более государственных органа, Руководителя аппарата и исходящая корреспонденция за подписью Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров, Руководителя аппарата, а также внутренняя корреспонденция на имя Губернатора Приморского края за подписью Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров, Руководителя аппарата;

в отделе распорядительных документов административного департамента – постановления и распоряжения Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края; распоряжения Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров; приказы по аппарату Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края, приказы Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров, Руководителя аппарата, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", распоряжения о направлении в командировку, продлении срока служебной командировки, отмене служебной командировки на бланке Правительства Приморского края, соглашения и договоры между Правительством Приморского края и федеральными органами исполнительной власти, международные, трехсторонние (между Правительством Приморского края, профсоюзами и работодателями), иные договоры и соглашения, заключаемые Губернатором Приморского края, Правительством Приморского края. Журналы по регистрации правовых актов Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края оформляются в соответствии с приложением N 42;

в департаменте протокола аппарата Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края – протоколы совещаний (заседаний) у Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края, а также перечни поручений Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края;

в отделе по работе с обращениями граждан административного департамента – письменные и устные обращения граждан и переписка по исполнению обращений граждан, поступающая в адрес Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края, Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства – министров, Руководителя аппарата;

в департаменте по защите государственной тайны, информационной безопасности и мобилизационной подготовки Приморского края – документы секретного характера, в том числе содержащие государственную тайну;

в департаменте государственной гражданской службы и кадров – приказы Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края по кадровым вопросам;

в департаменте по профилактике коррупционных и иных правонарушений Приморского края – приказы по вопросам реализации функций по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах, подразделениях.

Телеграммы, поступившие в адрес Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края, регистрируются в отделе СК за входящим порядковым номером, который вносится в РСМЭД.

3.3.9. Корреспонденция, адресованная непосредственно государственным органам, подразделениям, регистрируется в них гражданскими служащими-делопроизводителями самостоятельно в системе электронного документооборота.

В случае повреждения упаковки и вложений, отсутствия приложений, выявления нечитаемости текста составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, другой остается в государственном органе, подразделении. Акт подписывается гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства. Поступивший документ регистрации не подлежит.

В случае отсутствия приложений, выявления нечитаемости текста в документах, поступивших в государственные органы, подразделения в РСМЭД или по электронной почте, при невозможности получить недостающие документы или устранить недостатки текста в рабочем порядке в день регистрации входящей корреспонденции, поступивший документ регистрации не подлежит и возвращается отправителю с указанием причин возврата.

3.3.10. На документах, поступающих в адрес Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров, Руководителя аппарата, государственных органов, подразделений на бумажных носителях, после создания его электронной копии в РСМЭД путем сканирования в правом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа проставляется регистрационный штамп соответственно отдела СК или государственного органа, подразделения с указанием даты и порядкового регистрационного номера. На уведомлениях о проведении собраний, митингов, демонстраций, шествий и пикетирований проставляется регистрационный штамп с указанием даты, порядкового регистрационного номера и времени получения.

Не подлежат регистрации поступающие книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты и другая аналогичная корреспонденция.

3.3.11. В случае регистрации документа с пометкой "Для служебного пользования" или бумажного документа, не подлежащего сканированию, оформляется карточка поручения (приложение N 43) с указанием даты, регистрационного номера, фамилии и инициалов Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, Руководителя аппарата, заместителя Председателя Правительства – министра, координирующего и контролирующего два и более государственных органа.

3.3.12. При наличии в поступивших служебных письмах ссылки на ранее поступившие документы указываются регистрационные номера последних и затем письма регистрируются в электронной базе данных.

3.3.13. Для обеспечения учета и поиска документов, а также правильной группировки документов в дела производится индексация государственных органов, подразделений.

Каждому государственному органу, подразделению присваивается условный цифровой индекс (приложение N 44).

3.3.14. Регистрационный номер документа состоит из условного цифрового индекса государственного органа, подразделения, порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться буквенным или цифровым индексом, индексом дела по номенклатуре дел и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.

3.3.15. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более государственными органами, подразделениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.3.16. Номером постановления Губернатора Приморского края, постановления Правительства Приморского края является его регистрационный порядковый номер в пределах календарного года, с добавлением букв "пг" или "пп" соответственно. Номер распоряжения Губернатора Приморского состоит из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рг"; распоряжения Правительства Приморского края – из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рп"; распоряжения Первого вице-губернатора Приморского края – Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителя Председателя Правительства – министра – из регистрационного порядкового номера; приказа по личному составу – из регистрационного порядкового номера приказа с добавлением букв "пл"; распоряжения о направлении в служебную командировку, продлении срока служебной командировки, отмене служебной командировки на бланке Правительства Приморского края – из регистрационного порядкового номера распоряжения с добавлением букв "рк"; номер приказа по аппарату Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края – из регистрационного порядкового номера с добавлением букв "пр"; приказа Первого вице-губернатора Приморского края – Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителя Председателя Правительства Приморского края – министра – из регистрационного порядкового номера; документов с пометкой "Для служебного пользования" – из регистрационного порядкового номера с добавлением букв "дсп".

3.3.17. Документы, подлежащие регистрации в отделе СК, после их регистрации в РСМЭД передаются Губернатору Приморского края, Председателю Правительства Приморского края, должностным лицам Правительства Приморского края в соответствии с распределением обязанностей.

3.3.18. В обязанности помощников Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителя Председателя Правительства – министра, координирующего и контролирующего два и более государственных органа, в области делопроизводства входят:

прием и учет поступающих документов, проверка правильности их регистрации;

передача документов на рассмотрение соответствующему должностному лицу Правительства Приморского края;

перевод электронных документов, поступающих посредством РСМЭД, на бумажный носитель и их предоставление Председателю Правительства Приморского края, вице-губернатору Приморского края – заместителю Председателя Правительства Приморского края, заместителям Председателя Правительства Приморского края, заместителю Председателя Правительства – министру, курирующему два и более государственных органа для собственноручного подписания;

контроль за прохождением документов с резолюцией Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края; заместителя Председателя Правительства – министра, координирующего и контролирующего два и более государственных органа.

3.3.19. Губернатору Приморского края направляются на рассмотрение федеральные законы, указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, документы Федерального Собрания Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации и полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, данные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, а также документы, указанные в разделе 3.10 настоящей Инструкции.

Иная корреспонденция рассматривается Председателем Правительства Приморского края, вице-губернатором Приморского края – заместителем Председателя Правительства Приморского края, заместителями Председателя Правительства Приморского края, заместителями Председателя Правительства Приморского края – министрами в соответствии с распределением обязанностей между ними, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения государственных органов, подразделений.

3.3.20. Рассмотрение документов должно производиться Губернатором Приморского края, Председателем Правительства Приморского края, должностными лицами Правительства Приморского края и руководителями государственных органов, подразделений в день их поступления. Указание по исполнению документа дается в форме резолюции в системе электронного документооборота.

3.3.21. Подлинник документа на бумажном носителе, переведенного в электронный вид, который исполняется несколькими государственными органами, подразделениями, получает ответственный исполнитель (в резолюции он указан первым).

3.3.22. Передача документов, зарегистрированных в отделе СК, Губернатору Приморского края, Председателю Правительства Приморского края, должностным лицам Правительства Приморского края, государственным органам, подразделениям осуществляется через сейфовые ячейки в отделе СК.

Выемку из сейфовых ячеек производят гражданские служащие, назначенные ответственными за ведение делопроизводства и выемку документов из ячеек.

3.4.1. Электронные сообщения (переписка), посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

3.4.2. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов документов и служебных материалов адресатам (от адресатов), размещенным вне здания Правительства Приморского края. Факсимильный аппарат с официальным номером Правительства Приморского края установлен в административном департаменте.

3.4.3. Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.

Запрещается передача посредством факсимильной связи секретных документов.

3.4.4. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр два миллиметра.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать пяти листов.

3.4.5. Передачу и прием факсограмм, а также их учет в государственных органах, подразделениях осуществляет гражданский служащий, назначенный ответственным за ведение делопроизводства.

Факсограммы регистрируются в РСМЭД.

Об оригинале принятой факсограммы докладывается Губернатору Приморского края, Председателю Правительства Приморского края, соответствующим должностным лицам Правительства Приморского края, руководителям государственных органов, подразделений, после чего он передается с их резолюцией исполнителю.

Факсограммы, поступившие в государственные органы, подразделения, регистрируются как входящая корреспонденция в РСМЭД. Законченные делопроизводством факсограммы подшиваются с оригиналом документа в дело.

3.4.6. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего государственного органа, подразделения.

3.5.1. Проекты служебных писем оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в подразделе 2.9.4 "Служебные письма", и печатаются на бланках установленной формы.

Письма на бланках "Губернатор Приморского края" подписываются Губернатором Приморского края или должностным лицом, исполняющим его обязанности.

Письма на бланках "Правительство Приморского края" с продольным расположением реквизитов подписываются Председателем Правительства Приморского края или должностным лицом, исполняющим его обязанности.

Письма на бланках Правительства Приморского края с угловым расположением реквизитов подписываются Председателем Правительства Приморского края или должностным лицом, исполняющим его обязанности, а также вице-губернатором Приморского края – заместителем Председателя Правительства Приморского края, заместителями Председателя Правительства Приморского края, заместителем Председателя Правительства Приморского края – министром, координирующим и контролирующим два и более государственных органа. Документы на бланках государственных органов, подразделений подписываются их руководителями.

3.5.2. Если письмо или телеграмма направляются не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр данного документа.

3.5.3. При направлении письма или телеграммы более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки (в двух экз.) с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий.

3.5.4. Подготовленный в РСМЭД проект письма на бланке, указанном в пункте 3.5.1 настоящего раздела, после необходимых согласований направляется исполнителем помощнику Губернатора Приморского края или помощникам Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителям Председателя Правительства Приморского края, заместителям Председателя Правительства Приморского края – министрам для подписания.

3.5.5. Письма Президенту Российской Федерации, в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти подписываются Губернатором Приморского края или исполняющим его обязанности должностным лицом.

Письма в федеральные органы исполнительной власти, а также в аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе подписывают Председатель Правительства Приморского края, вице-губернатор Приморского края – заместитель Председателя Правительства Приморского края, заместители Председателя Правительства Приморского края, заместители Председателя Правительства Приморского края – министры по курируемым вопросам.

Письма в структурные подразделения федеральных органов исполнительной власти, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе подписываются руководителями государственных органов и подлежат согласованию в РСМЭД с Председателем Правительства Приморского края, вице-губернатором Приморского края – заместителем Председателя Правительства Приморского края, заместителями Председателя Правительства Приморского края, заместителями Председателя Правительства Приморского края – министрами по курируемым вопросам.

Письма, указанные в абзацах втором и третьем настоящего пункта, направляются на рассмотрение в РСМЭД Председателю Правительства Приморского края, вице-губернатору Приморского края – заместителю Председателя Правительства Приморского края, заместителям Председателя Правительства Приморского края, заместителям Председателя Правительства Приморского края – министрам не позднее трех рабочих дней до окончания установленного срока исполнения поручения (запроса).

В регистрационно-контрольной карточке документа кроме адресата, на поручение (запрос) которого дается ответ, вторым адресатом указывается административный департамент.

3.5.6. При отправке документов и телеграмм гражданский служащий отдела СК проверяет правильность их оформления и наличие приложений к основному документу. Правильно оформленным документам присваиваются регистрационные номера. Один экземпляр отправляемых зарегистрированных документов и копий телеграмм остается в отделе СК и оформляется на архивное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

Документы, подготовленные государственным органом, подразделением и зарегистрированные в отделе СК, передаются указанным отделом для отправки государственным органом, подразделением самостоятельно соответствующему гражданскому служащему, назначенному ответственным за делопроизводство в государственном органе, подразделении.

3.5.7. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

3.5.8. Срочная корреспонденция оформляется и отправляется незамедлительно: в рабочее время – отделом СК, в нерабочее, в субботние, воскресные и праздничные дни – дежурным приемной Губернатора Приморского края, а в необходимых случаях – отделом специальной документальной связи аппарата Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края.

3.5.9. На исполненных документах на бумажном носителе ставится отметка об исполнении, включающая следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или – при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении: слова "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

 

отправлено письмо

от 20.11.2019 N 11-2/131;

в дело N 01-15;

личная подпись руководителя подразделения;

20.11.2019

 

После исполнения документа в РСМЭД вносится отчет об исполнении, включающий ссылку на номер и дату документа, подтверждающего исполнение.

3.6.1. К внутренним документам относятся:

приказы по вопросам организации внутренней деятельности государственных органов, подразделений, а также докладные записки, служебные записки, справки и другие документы, используемые внутри одного государственного органа, подразделения;

служебные и докладные записки на имя Губернатора Приморского края за подписью Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров, Руководителя аппарата;

служебные и докладные записки на имя Председателя Правительства Приморского края за подписью вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров, Руководителя аппарата;

служебные и докладные записки между должностными лицами Правительства Приморского края (за исключением министров).

3.6.2. Внутренние документы, за исключением служебных и докладных записок на имя Губернатора Приморского края за подписью Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров, Руководителя аппарата, а также служебных и докладных записок на имя Председателя Правительства Приморского края за подписью вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров, Руководителя аппарата регистрируются непосредственно в государственных органах, подразделениях, минуя отдел СК.

3.6.3. Документы, указанные в абзацах третьем – пятом пункта 3.6.1 настоящей Инструкции, проходят согласование в РСМЭД в блоке "Внутренние документы", регистрируются в отделе СК.

3.7.1. Учет количества документов, зарегистрированных в РСМЭД, за определенный период (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.

3.7.2. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитываются отдельно.

3.7.3. Ежегодно государственные органы, подразделения представляют в административный департамент сведения о документообороте на конец отчетного периода.

Результаты учета количества документов по итогам года обобщаются административным департаментом и представляются Руководителю аппарата.

3.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы сенаторов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее – сенатор Совета Федерации, депутат Государственной Думы), депутатов Законодательного Собрания Приморского края, депутатов представительных органов местного самоуправления осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Приморского края о статусе депутата.

3.8.2. Ответ на запрос сенатора Совета Федерации, депутата Государственной Думы дается в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

При обращении сенатора Совета Федерации, депутата Государственной Думы по вопросам, связанным с их деятельностью, ответ на обращение, а также запрашиваемые документы или сведения предоставляются безотлагательно (в случае необходимости получения дополнительных материалов – не позднее 30 дней со дня получения обращения).

3.8.3. Ответ на запрос депутата (группы депутатов) Законодательного Собрания Приморского края дается в устной (на заседании Законодательного Собрания Приморского края) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной, установленный Законодательным Собранием Приморского края, срок.

При обращении депутата Законодательного Собрания Приморского края по вопросам, связанным с его деятельностью, ответ на обращение, а также запрашиваемые им документы или сведения предоставляются безотлагательно.

В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата Законодательного Собрания Приморского края проверки или получения дополнительных материалов ответ, запрашиваемые документы или сведения представляются депутату Законодательного Собрания Приморского края не позднее 15 дней со дня получения обращения. При этом сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, предоставляются в порядке, установленном федеральными законами.

3.8.4. Ответ на запрос депутата (группы депутатов) представительного органа местного самоуправления дается в устной (на заседании представительного органа) или письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной срок, установленный представительным органом.

При обращении депутата (группы депутатов) представительного органа местного самоуправления ответ на обращение, а также запрашиваемые документы и сведения предоставляются в течение 30 дней (в случае необходимости дополнительного изучения вопроса или проверки информации – в срок не позднее 60 дней со дня получения обращения).

3.9.1. Поступившие в адрес Губернатора Приморского края проекты федеральных законов по предметам совместного ведения (далее – проекты федеральных законов) обрабатываются в соответствии с пунктом 3.3.10 настоящей Инструкции, ставятся на контроль в отделе СК и передаются через помощника заместителю Председателя Правительства Приморского края, курирующему вопросы правового обеспечения, для назначения в РСМЭД лиц, ответственных за подготовку отзыва на проект федерального закона (далее – отзыв).

3.9.2. При определении в РСМЭД руководителей государственных органов, в компетенции которых находятся вопросы, являющиеся предметом регулирования проекта федерального закона, заместителем Председателя Правительства Приморского края, курирующим вопросы правового обеспечения, устанавливается контрольный срок для направления в министерство государственно-правового управления Приморского края письма с изложением позиции по существу проекта федерального закона (о поддержке или неподдержке проекта федерального закона, а также для представления всех возможных замечаний и предложений по существу), не превышающий 10 дней с даты регистрации проекта федерального закона отделом СК, за исключением случаев, когда Государственной Думой установлен сокращенный срок предоставления отзыва.

В случае, когда Государственной Думой установлен сокращенный срок предоставления отзыва, контрольный срок устанавливается не позднее чем за семь дней до истечения такого срока.

3.9.3. Министерство государственно-правового управления Приморского края с учетом позиции государственных органов, в компетенции которых находятся вопросы, являющиеся предметом регулирования проекта федерального закона, готовит служебную записку на имя Губернатора Приморского края или должностного лица, исполняющего его обязанности, и проект отзыва, которые направляются на согласование в РСМЭД. Согласование осуществляется посредством проставления усиленной квалифицированной электронной подписи в электронном листе согласования в следующей последовательности:

параллельно:

министр государственно-правового управления Приморского края;

начальник отдела распорядительных документов административного департамента;

последовательно:

заместитель Председателя Правительства Приморского края, курирующий вопросы правового обеспечения;

Губернатор Приморского края или должностное лицо, исполняющее его обязанности.

Согласование проекта отзыва заместителем Председателя Правительства Приморского края, курирующим вопросы правового обеспечения, является основанием для снятия проекта федерального закона с контроля.

Подписанный Губернатором Приморского края или должностным лицом, исполняющим его обязанности, отзыв регистрируется отделом СК в РСМЭД и направляется по системе межведомственного электронного документооборота в Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

3.10.1. При поступлении Губернатору Приморского края, в Правительство Приморского края протестов, представлений, требований Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурора Приморского края, экспертных заключений и заключений по результатам проведения антикоррупционной экспертизы Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю (далее – протесты, представления, требования, экспертные заключения (заключения) указанные документы обрабатываются в соответствии с пунктом 3.3.10 настоящей Инструкции, ставятся на контроль в отделе СК и направляются в установленном порядке Губернатору Приморского края для назначения лиц, ответственных за их исполнение.

Ответственным исполнителем протеста, требования, экспертного заключения (заключения) определяется государственный орган, подразделение, разработавшие нормативный правовой акт Губернатора (Правительства) Приморского края, являющийся предметом рассмотрения протеста, требования, экспертного заключения (заключения).

Ответственным исполнителем представления определяется государственный орган, подразделение, в компетенцию которых входят вопросы, составляющие предмет представления.

В адрес ответственного исполнителя отдел СК передает также первый экземпляр протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) на бумажном носителе.

3.10.2. В течение 10 календарных дней с даты регистрации протеста, требования в отделе СК (30 дней – с даты регистрации представления) ответственный исполнитель готовит и направляет прокурору Приморского края ответ за подписью курирующего Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителя Председателя Правительства Приморского края – министра о результатах рассмотрения протеста, представления, требования и принятых мерах, согласованный с министерством государственно-правового управления Приморского края.

В течение 30 календарных дней с даты регистрации в отделе СК экспертного заключения (заключения) ответственный исполнитель готовит и направляет в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю ответ за подписью руководителя государственного органа, подразделения, согласованный с министерством государственно-правового управления Приморского края, о результатах рассмотрения экспертного заключения (заключения) и принятых мерах.

В случае невозможности исполнения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) в установленный срок ответственный исполнитель готовит и направляет соответственно прокурору Приморского края или в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю промежуточный ответ с изложением информации по исполнению документа на текущий момент. Промежуточный ответ не является основанием для снятия отделом СК протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) с контроля.

При несогласии с протестом, представлением, требованием, выводами экспертного заключения (заключения) в ответе о результатах рассмотрения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) излагаются аргументированные доводы, обосновывающие соответствующую позицию.

3.10.3. Срок рассмотрения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) исчисляется с даты их регистрации в отделе СК.

3.10.4. Снятие протеста, представления, экспертного заключения (заключения) с контроля осуществляется на основании ответа об их исполнении либо ответа, указанного в абзаце четвертом пункта 3.10.2.

3.10.5. При поступлении протестов, представлений, требований, экспертных заключений (заключений) непосредственно в адрес руководителя государственного органа, подразделения указанные документы обрабатываются в соответствии с пунктом 3.3.10 настоящей Инструкции и передаются исполнителю согласно резолюции руководителя государственного органа, подразделения.

В течение 10 календарных дней с даты регистрации протеста, требования (30 дней – с даты регистрации представления) исполнитель готовит и направляет прокурору Приморского края ответ за подписью руководителя государственного органа, подразделения о результатах рассмотрения протеста, представления, требования и принятых мерах.

В течение 30 календарных дней с даты регистрации экспертного заключения (заключения) исполнитель готовит и направляет в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю ответ за подписью руководителя государственного органа, подразделения о результатах рассмотрения экспертного заключения (заключения) и принятых мерах.

В случае невозможности исполнения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) в установленный срок ответственный исполнитель готовит и направляет соответственно прокурору Приморского края или в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю промежуточный ответ с изложением информации по исполнению документа на текущий момент.

При несогласии с протестом, представлением, требованием, выводами экспертного заключения (заключения) в ответе о результатах рассмотрения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения) излагаются аргументированные доводы, обосновывающие соответствующую позицию.

3.10.6. Срок рассмотрения протеста, представления, требования, экспертного заключения (заключения), указанных в пункте 3.10.5 настоящего раздела, исчисляется с даты их регистрации в государственном органе, подразделении.

3.11.1. Работа с обращениями граждан, обращениями объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращения граждан), поступающими в адрес Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края, государственных органов, подразделений, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее – Федеральный закон).

3.11.2. Делопроизводство по обращениям граждан, поступившим в адрес Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края, Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, Руководителя аппарата, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства – министров, осуществляется отделом по работе с обращениями граждан административного департамента (далее – отдел обращений).

3.11.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.

3.11.4. Обращения граждан подлежат обязательной регистрации в РСМЭД в течение трех дней с момента поступления.

При регистрации в РСМЭД документов по обращениям граждан используются индексы дел, позволяющие вести раздельный учет, в том числе отдельные индексы дел для обращений граждан и иных входящих документов, связанных с рассмотрением обращений.

При регистрации обращения граждан проверяются на повторность с занесением информации о предыдущем обращении по данному вопросу в регистрационную карточку.

Конверты к письмам с обращениями граждан сохраняются.

3.11.5. Обращения граждан, поступающие в адрес Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края, регистрируются в РСМЭД отделом обращений и направляются на рассмотрение Председателю Правительства Приморского края, должностным лицам Правительства Приморского края в соответствии с распределением обязанностей.

3.11.6. Должностное лицо, указанное в пункте 3.11.2 настоящего раздела, в течение одного рабочего дня со дня регистрации обращения гражданина выносит резолюцию по дальнейшему рассмотрению обращения, направлению его согласно части 3 статьи 8 Федерального закона в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

3.11.7. Направление по резолюции документов адресатам, подключенным к РСМЭД, осуществляется автоматически.

Направление по резолюции должностного лица, указанного в пункте 3.11.2 настоящего раздела, документов по обращениям граждан адресатам, не подключенным к РСМЭД, осуществляется отделом обращений

3.11.8. В случае если решение поставленных в обращении гражданина вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований Приморского края или должностных лиц, по резолюции должностного лица Правительства Приморского края в соответствии с частью 4 статьи 8 Федерального закона копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона, и гражданин уведомляется о переадресации обращения.

3.11.9. Все обращения граждан, поступившие в адрес должностных лиц, указанных в пункте 3.11.2 настоящего раздела, государственных органов, подразделений (в том числе обращения граждан, направленные из иных органов) в соответствии с их компетенцией, ставятся на контроль уполномоченными лицами, ответственными за делопроизводство по обращениям граждан, и рассматриваются в сроки, установленные Федеральным законом.

3.11.10. В отделе обращений ставятся на контроль поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации обращения граждан, запросы, направленные в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона, а также обращения граждан, по которым в соответствии с частью 5 статьи 8 Федерального закона необходимо предоставить в Администрацию Президента Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.

3.11.11. Согласно резолюции должностных лиц, указанных в пункте 3.11.2 настоящего раздела, ставится на особый контроль рассмотрение следующих обращений граждан:

содержащих один и тот же вопрос, на который заявитель получал неоднократные ответы за подписью должностного лица Правительства Приморского края, государственного органа, подразделения (исключая случаи, указанные в части 3 статьи 11 Федерального закона);

жалоб на принятое по ранее направленному обращению решение или на действие (бездействие) должностных лиц, указанных в пункте 3.11.2 настоящего раздела, государственных органов, подразделений в связи с рассмотрением обращения;

принятых на личном приеме должностного лица, указанного в пункте 3.11.2 настоящего раздела, а также руководителя государственного органа, подразделения.

3.11.12. Ответ на обращение гражданина, поставленного на особый контроль, подписывается должностным лицом, указанным в пункте 3.11.2 настоящего раздела.

Обращение гражданина снимается с контроля в соответствии с датой регистрации и отправки ответа.

3.11.13. Если по поручению должностного лица, указанного в пункте 3.11.2 настоящего раздела, обращение гражданина направляется на рассмотрение по компетенции в государственный орган, подразделение, ответ на обращение гражданина подписывается руководителем соответствующего органа и предоставляется заявителю данным органом.

Согласование ответа в РСМЭД с курирующим Председателем Правительства Приморского края, вице-губернатором Приморского края – заместителем Председателя Правительства Приморского края, заместителем Председателя Правительства Приморского края, заместителем Председателя Правительства Приморского края – министром осуществляется при наличии соответствующей резолюции.

Проекты ответов по результатам рассмотрения обращений граждан, требующие согласования с должностными лицами, указанными в пункте 3.11.2 настоящего раздела, направляются в РСМЭД не позднее чем за три рабочих дня до истечения срока их рассмотрения.

3.11.14. Обращения граждан, копии ответов на них, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке.

3.11.15. Дела по обращениям граждан, делопроизводство по которым осуществляет отдел обращений, до передачи их в государственное казенное учреждение "Государственный архив Приморского края" (далее – государственный архив Приморского края) хранятся в отделе обращений.

Дела по обращениям граждан, поступившим непосредственно в адрес государственных органов, подразделений, до передачи их в государственный архив Приморского края хранятся в указанных органах.

Дела по обращениям граждан проходят экспертизу ценности. Не отобранные для постоянного хранения документы, а также дела, содержащие обращения граждан оперативного характера, по истечении пяти лет подлежат уничтожению в установленном порядке.

3.12.1. Организация работы со служебной информацией конфиденциального характера осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Приморского края.

3.12.2. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, проставляется пометка "Для служебного пользования" (приложение N 45).

3.12.3. Ознакомление гражданских служащих государственных органов, подразделений с документами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в архиве организации, осуществляется с согласия Руководителя аппарата либо руководителей государственных органов, подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы гражданским служащим под расписку во временное пользование на срок не более рабочих 10 дней.

а) в целях реализации:

федеральных законов;

правовых актов и поручений Президента Российской Федерации;

правовых актов Правительства Российской Федерации;

поручений Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, данных во исполнение поручений Президента Российской Федерации;

законов Приморского края;

правовых актов Губернатора Приморского края;

правовых актов Правительства Приморского края;

решений, принятых на заседаниях при полномочном представителе Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе и содержащихся в протоколах данных заседаний;

поручений Генеральной прокуратуры Российской Федерации,

б) по результатам совещаний у Губернатора Приморского края, в том числе с главами муниципальных образований Приморского края, Председателя Правительства Приморского края, заседаний Правительства Приморского края, рабочих поездок Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края в муниципальные образования Приморского края и содержащихся в перечнях поручений Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края и протоколах, подготовленных по итогам данных совещаний и заседаний;

в) по итогам рассмотрения обращений граждан, в том числе по итогам личного приема граждан;

г) в целях обеспечения исполнения государственными органами, подразделениями решений судов по делам об оспаривании нормативных правовых актов Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края, органов исполнительной власти Приморского края;

д) иные поручения

осуществляет административный департамент (далее – контролируемые документы).

5.7.1. Упреждающий контроль осуществляется посредством:

направления исполнителям предупредительных запросов, напоминаний в РСМЭД о приближающихся сроках исполнения контролируемых документов с целью получения информации о принятых мерах и ходе исполнения контролируемых документов;

получения от исполнителей информации о текущем состоянии исполнения контролируемого документа;

направления раз в месяц (на первое число месяца) исполнителям перечней контролируемых документов.

5.7.2. Текущий контроль осуществляется посредством:

направления исполнителям напоминаний в РСМЭД о наступающих или истекших сроках исполнения контролируемых документов;

направления Председателю Правительства Приморского края, вице-губернатору Приморского края – заместителю Председателя Правительства Приморского края, заместителям Председателя Правительства Приморского края, заместителям Председателя Правительства Приморского края – министрам, руководителям государственных органов, подразделений перечней контролируемых документов, которые находятся на исполнении у них и в курируемых ими государственных органах, подразделениях;

информирования еженедельно помощников Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров о не исполненных в установленные сроки контролируемых документах, находящихся на исполнении в курируемых государственных органах, подразделениях;

внесения помощниками Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров, Руководителя аппарата отчетов в РСМЭД на исполненные указанными должностными лицами Правительства Приморского края резолюции Губернатора Приморского края "Прошу доложить", "Прошу доложить на оперативном совещании", "Доложить лично", "Прошу переговорить" и т.п.;

инициирования проведения Председателем Правительства Приморского края, вице-губернатором Приморского края – заместителем Председателя Правительства Приморского края, заместителями Председателя Правительства Приморского края, заместителями Председателя Правительства Приморского края – министрами рабочих совещаний по вопросам исполнения контролируемых документов с приглашением руководителей государственных органов, подразделений, ответственных за их исполнение, с целью выявления рисков или причин их неисполнения в установленные сроки, оперативного принятия управленческих решений и оценки результатов реализации ранее принятых решений, связанных с их исполнением;

информирования исполнителей о необходимости направления на согласование в РСМЭД всем заинтересованным лицам проектов докладов на имя Президента Российской Федерации, в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей федеральных органов исполнительной власти за подписью Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края не позднее 15 календарных дней до окончания срока исполнения контролируемого документа;

информирования исполнителей о необходимости направления на имя Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края проектов докладов не позднее трех дней до окончания срока исполнения поручений;

проверок (в том числе выездных) хода исполнения контролируемых документов и информирования директором административного департамента Руководителя аппарата о фактах неисполнения или ненадлежащего исполнения контролируемых документов;

проверок проектов докладов на имя Президента Российской Федерации, в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти и на имя Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края, подготовленных государственными органами, подразделениями и согласованных координирующими и контролирующими государственные органы, подразделения должностными лицами Правительства Приморского края;

подготовки обзоров, информационных писем и рекомендаций по вопросам исполнения контролируемых документов.

5.16.1. Государственный орган, подразделение, осуществляющий подготовку проекта доклада (информации) на имя Президента Российской Федерации, в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти, направляет его в РСМЭД на согласование всем заинтересованным лицам (соисполнителям), в том числе в административный департамент, не позднее 15 календарных дней до окончания срока исполнения поручения.

Каждый участник согласования рассматривает проект доклада не более одного рабочего дня.

5.16.2. Административный департамент рассматривает проект доклада (информацию) об исполнении контролируемого документа, проверяет качество его подготовки, соответствие содержанию поручения.

В случае несоответствия проекта доклада (информации) содержанию поручения проект доклада (информация) возвращается административным департаментом на доработку и повторное представление.

9.1.1. Правительство Приморского края, государственные органы выступают источниками комплектования государственного архива Приморского края.

Документы, образующиеся в деятельности Правительства Приморского края, государственных органов, подразделений, составляют их документальные фонды.

Документы, образующиеся в деятельности Губернатора Приморского края, включаются в документальный фонд Правительства Приморского края.

9.1.2. Создание документальных фондов Правительства Приморского края, государственных органов, подразделений осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с пунктом 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (далее – типовые перечни), а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

9.1.3. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Правительства Приморского края, государственных органов, подразделений.

9.1.4. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Правительства Приморского края, государственных органов, подразделений.

9.1.5. Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

9.1.6. Номенклатура дел разрабатывается на основании типовых, отраслевых и иных перечней документов с указанием сроков хранения (далее – отраслевые перечни), иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел.

9.1.7. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив организации или в архив государственного органа несет служба делопроизводства (или гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства) государственного органа, подразделения.

9.1.8. Сводная номенклатура дел Правительства Приморского края составляется на календарный год по установленной форме (приложение N 51) административным департаментом из номенклатур дел подразделений, а также государственных органов, осуществляющих кадровое и правовое обеспечение деятельности Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края, и утверждается Руководителем аппарата после ее согласования с экспертной комиссией (далее – ЭК) Правительства Приморского края не позднее 31 декабря текущего года, вводится в действие с 1 января следующего года и подлежит ежегодной корректировке.

9.1.9. Номенклатура дел государственного органа составляется на календарный год по установленной форме (приложение N 51) службой делопроизводства (или гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства) на основе номенклатур дел его структурных подразделений (приложение N 52), утверждается руководителем государственного органа после ее согласования с ЭК государственного органа не позднее 31 декабря текущего года, вводится в действие с 1 января следующего года и подлежит ежегодной корректировке.

9.1.10. Сводная номенклатура дел Правительства Приморского края и номенклатуры дел государственных органов согласовываются экспертно-проверочной методической комиссией министерства культуры и архивного дела Приморского края (далее – ЭПМК) не реже одного раза в пять лет.

9.1.11. В случае изменения функций и структуры государственных органов, подразделений сводная номенклатура дел Правительства Приморского края и номенклатуры дел государственных органов подлежат переработке и согласованию с ЭПМК.

9.1.12. Вновь созданный государственный орган обязан разработать номенклатуру дел в месячный срок и после ее согласования с ЭК государственного органа представить на согласование ЭПМК и утверждение руководителю.

9.1.13. После утверждения сводной номенклатуры дел Правительства Приморского края выписки из ее соответствующих разделов направляются подразделениям для использования в работе.

После утверждения номенклатуры дел государственного органа выписки из ее соответствующих разделов направляются структурным подразделениям для использования в работе.

9.1.14. Разработка номенклатуры дел в Правительстве Приморского края, государственных органах, подразделениях состоит из выявления состава документов государственных органов, подразделений; составления заголовков (наименований) дел; систематизации заголовков дел внутри раздела номенклатуры дел; индексации дел; определения сроков хранения дел.

9.1.15. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой государственного органа, подразделения.

Если государственный орган, подразделение не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по функциональной схеме; названия ее разделов определяются направлениями деятельности органа.

В конце каждого раздела номенклатуры дел предусматривается несколько резервных (свободных) индексов дел (два – три) для включения в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел заголовков дел, не предусмотренных при разработке и утверждении номенклатуры дел.

Включение в разделы номенклатуры дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения.

9.1.16. Сводная номенклатура дел Правительства Приморского края, номенклатуры дел государственных органов, подразделений составляются на основе изучения положений о государственных органах, подразделениях, положений об их структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность государственных органов, подразделений и порядок ее документирования, номенклатур дел за прошлые годы, состава и содержания документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, коллегиальных, совещательных и иных органов, деятельность которых обеспечивает соответствующий государственный орган, подразделение.

В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности государственного органа, подразделения.

В номенклатуру дел государственного органа, подразделения включаются заголовки дел, образующихся в деятельности коллегиальных органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения их полномочий (например, дела методических, экспертных, контрольных комиссий и др.).

В номенклатуру дел вновь созданного государственного органа или государственного органа – правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных или реорганизованных государственных органов, правопреемником которых является вновь созданный государственный орган.

9.1.17. Заполнение граф номенклатуры дел.

В графе 1 "Индексы дел" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из условного цифрового обозначения (индекса) государственного органа, подразделения (приложение N 44), цифрового обозначения структурного подразделения государственного органа, подразделения в соответствии с его структурой (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (направления деятельности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 15-05-02, где 15 – индекс государственного органа, подразделения, 05 – цифровое обозначение структурного подразделения внутри государственного органа, подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений внутри государственного органа; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

 

Приказы административного департамента по основной деятельности

 

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и иное), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, подразделения (автор документа); название органа, организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

 

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)

 

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

 

Переписка с муниципальными архивами о комплектовании архивов документами личного происхождения

 

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

 

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности

 

В заголовке указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

 

Переписка с Федеральным архивным агентством по основной деятельности

 

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

 

Переписка с главами городских округов и муниципальных районов о социальной защите населения

 

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

 

Годовой план работы департамента

Квартальные отчеты о работе государственного и муниципальных архивов

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

Сведения об осуществлении государственного контроля (ф. 1-контроль), пояснительная записка к ним

 

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих в копиях организационно-распорядительные документы, правовые акты федеральных государственных органов, если они имеются, затем располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы государственных органов, подразделений (протоколы коллегиальных и совещательных органов, локальные нормативные акты, приказы, распоряжения, и иное). Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, в последовательности от наибольшего периода – к наименьшему (годовой план (отчет), полугодовой план (отчет), квартальный план (отчет) и т.д.). Затем следуют заголовки дел, включающих документы, отражающие основную деятельность структурного подразделения, коллегиального, совещательного или иного органа, деятельность которого обеспечивается государственным органом, подразделением. Далее – переписка (сначала переписка с федеральными государственными органами, затем с подведомственными организациями (при их наличии), после – переписка с иными организациями и гражданами). В конце раздела номенклатуры дел помещают заголовки регистрационно-учетных форм (картотек, журналов, книг и др.).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Изменения (уточнения) заголовка дела отражаются в рабочем экземпляре номенклатуры дел и на обложке дела.

Электронные дела, формируемые в системе электронного документооборота, включаются в номенклатуру дел на общих основаниях. В графе "Примечание" номенклатуры дел делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде с указанием информационной системы (базы данных) – места текущего хранения электронных документов.

Графа 3 заполняется в конце года, где указывается количество дел, образовавшихся в делопроизводстве.

В графе 4 указывается срок хранения дела, под сроком хранения указывается номер статьи по типовым и отраслевым перечням со всеми отметками и примечаниями, используемыми в указанных перечнях, также может указываться условное обозначение перечня (если их использовано несколько), который использовался при определении срока.

Сроки хранения, указанные в типовых и отраслевых перечнях, являются обязательными, и сокращение их не допускается. При необходимости разрешается хранение документов свыше установленного срока.

В графе 5 "Примечание" указывается название типовых и отраслевых перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе, в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2019 года), о выделении дел к уничтожению, по истечении сроков их хранения, о месте хранения подлинников документов, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой государственный орган, подразделение для продолжения и др.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) с учетом данных, внесенных в графу 3 "Количество дел", по форме, указанной в приложении N 48. В итоговой записи отдельно указывается количество заведенных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на бумажном носителе и количество переходящих дел и дел с отметкой ЭПК.

Для учета электронных дел рекомендуется составлять отдельную итоговую запись, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, государственного органа, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

9.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях; помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Том 1", "Том 2" и т.д.

9.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов (при небольших объемах – группируются вместе с протоколом).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета гражданских служащих группируются в самостоятельные дела за календарный год и располагаются по алфавиту фамилий.

Обращения граждан по вопросам деятельности Правительства Приморского края, государственных органов, подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по иным вопросам.

9.2.4. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению принятых федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, правовых актов Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

9.2.5. Если в переписке или в документах, послуживших основанием для принятия правовых актов Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края, имеются секретные документы, то весь комплект документов по данному вопросу передается в департамент по защите государственной тайны, информационной безопасности и мобилизационной подготовки Приморского края для формирования секретного дела вне зависимости от грифа самого акта.

9.2.6. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, подразделения, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

9.2.7. Дела постоянного хранения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела проводится гражданскими служащими, ответственными за делопроизводство, соответствующих государственных органов, подразделений при методической помощи и под контролем государственного архива Приморского края.

9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение N 53);

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 54);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (проставление крайних дат дела).

Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола – для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.

В начале дела при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела – лист-заверитель дела.

9.2.9. Обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование государственного органа, подразделения; наименование структурного подразделения; индекс дела; номер дела (тома, части); заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование государственного органа, подразделения – указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного названия, которое указывается в скобках после полного наименования. При изменении наименования государственного органа (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой государственный орган (структурное подразделение), на обложке дела дописывается новое наименование этого государственного органа или государственного органа-правопреемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки;

наименование структурного подразделения – записывается в соответствии с утвержденной структурой государственных органов, подразделений;

индекс дела – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части) – переносится из номенклатуры дел. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле. При необходимости в заголовок могут быть внесены уточнения.

дата дела – указывается год(-ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов). При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

9.2.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния на отдельном листе составляется лист-заверитель дела по установленной форме (приложение N 50).

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела на основании листа-заверителя.

Сроки хранения дела на обложке проставляются в соответствии с номенклатурой дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в левом нижнем углу чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.2.11. Для документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых обусловлен спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 54).

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.2.12. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, листы-заверители не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле). При использовании эксперт-папок для формирования дел в текущем делопроизводстве допускается выносить все реквизиты обложки дела на торцевую часть (корешок папки).

9.2.13. С момента заведения дел в государственных органах, подразделениях и до передачи в архив организации, архив государственного органа или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования.

Руководители государственных органов, подразделений и гражданские служащие, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

9.2.14. Дела документального фонда государственного органа, подразделения, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя государственного органа, подразделения, при реорганизации или ликвидации государственного органа, подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

9.2.15. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения государственных органов, подразделений, включая документы по личному составу, передаются в архив организации (архив государственного органа) не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив организации (архив государственного органа), как правило, не подлежат. Они хранятся в государственных органах, подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

При передаче дел проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Прием каждого дела производится гражданским служащим, ответственным за архив организации (архив государственного органа), в присутствии гражданского служащего государственного органа, подразделения, структурного подразделения, передающего дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема-передачи, подписи ответственного за архив и лица, передающего дела.

Все поступающие в архив организации (архив государственного органа) документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов.

9.2.16. Выдача дел и копий документов иным лицам производится с разрешения руководителя государственного органа, подразделения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 55). В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование гражданским служащим государственных органов, подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним пользователям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя аппарата, руководителя государственного органа, подразделения по актам.

Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, предусмотренных федеральными законами, и производится с разрешения Руководителя аппарата, руководителя государственного органа, подразделения, при этом в деле остается заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника.

9.2.17. При реорганизации или ликвидации государственных органов, подразделений образующиеся в их деятельности документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемнику, а при отсутствии правопреемника – в архив в соответствии с принадлежностью к источникам комплектования.

9.3.1. Правительство Приморского края, государственные органы обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Задачи и функции архива организации, архива государственного органа определяются положением, утверждаемым соответственно Руководителем аппарата, руководителем государственного органа.

9.3.2. Подготовка документов к передаче на хранение в архив организации, архив государственного органа включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

9.3.3. Целью экспертизы ценности документов является:

отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

Экспертизе ценности подлежат все документы Правительства Приморского края, государственных органов, подразделений независимо от видов носителей и способов записи.

До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

9.3.4. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

9.3.5. Для организации и проведения экспертизы ценности документов Правительства Приморского края создается постоянно действующая экспертная комиссия Правительства Приморского края (далее – ЭК Правительства Приморского края).

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в государственных органах создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК). В государственных органах, имеющих подведомственные организации, создается центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК).

При необходимости ЭК могут создаваться в структурных подразделениях государственных органов.

ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе государственного органа, создается приказом государственного органа, действует на основании положения.

Задачи и функции ЦЭК (ЭК) государственного органа определяются положением о комиссии, которое разрабатывается на основе соответствующих примерных положений об ЭК и ЦЭК, утвержденных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Положение об ЭК Правительства Приморского края утверждается Руководителем аппарата после согласования ЭПМК.

Положение о ЦЭК (ЭК) государственного органа утверждается руководителем государственного органа после его согласования ЭПК государственного архива Приморского края.

Положение об ЭК структурного подразделения государственного органа утверждается руководителем этого государственного органа после его согласования ЦЭК (ЭК) государственного органа.

9.3.6. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно государственными органами, подразделениями при методической помощи работников государственного архива Приморского края.

9.3.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании типовых и отраслевых перечней документов с указанием срока их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру для определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии завершения ревизий" и т.д.

9.3.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение N 56), временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 57).

9.4.1. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.4.2. В опись дел постоянного срока хранения включаются все заведенные дела постоянного хранения в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Заголовок дела, который вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке.

9.4.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый;

порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с государственным архивом Приморского края;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;

для дел, содержащих документы нескольких лет, в конце описи каждого следующего года, за которые имеются документы в данном деле, делается ссылка на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года).

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим государственным органам, подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

9.4.4. Описи дел постоянного хранения государственных органов составляются гражданским служащим, ответственным за делопроизводство, по установленной форме и представляются в государственный архив Приморского края через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи дел подразделений, государственных органов, указанных в пункте 9.1.8 настоящей Инструкции, подписывают соответствующие гражданские служащие, ответственные за делопроизводство, и гражданский служащий архива организации, осуществляющий прием дел (с указанием даты приема).

9.4.5. Описи дел, подготовленные подразделениями, государственными органами, указанными в пункте 9.8.1 настоящей Инструкции, служат основой для составления сводной описи дел Правительства Приморского края, на основании которой архив организации сдает дела на хранение в государственный архив Приморского края

9.4.6. Сводные разделы описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, по личному составу – в трех экземплярах, подписываются составителем сводных разделов описи и лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовываются с ЭК и направляются: описи дел постоянного хранения – на утверждение, описи дел по личному составу – на согласование с ЭПМК.

После чего сводные описи подразделений утверждаются Руководителем аппарата.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу государственных органов утверждаются их руководителями.

Первые три экземпляра описи постоянного хранения после утверждения остаются в государственном архиве Приморского края, четвертый – возвращается в административный департамент или государственный орган.

Один экземпляр описи дел по личному составу после согласования остается в государственном архиве Приморского края, два других передаются в административный департамент или государственный орган.

При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели.

9.4.7. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении к уничтожению производится после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот период.

При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:

уничтожение должно всегда быть санкционированным;

документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не уничтожаются до истечения сроков указанных судебных разбирательств и расследований и установленных сроков хранения;

уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

все копии документов, разрешенных к уничтожению, следует уничтожить.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Правительства Приморского края одновременно.

9.4.8. Согласованные ЭК Правительства Приморского края акты о выделении к уничтожению утверждаются Руководителем аппарата после утверждения ЭПМК описей дел постоянного хранения; после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

9.4.9. Акт о выделении к уничтожению документов временного хранения государственных органов составляется гражданским служащим, ответственным за делопроизводство, утверждается руководителем государственного органа после утверждения ЭПМК описей дел постоянного хранения.

9.5.1. Гражданские служащие государственных органов, подразделений допускаются к работе с архивными документами, находящимися в архиве организации, архиве государственного органа в целях исполнения своих служебных обязанностей.

9.5.2. Архивные документы предоставляются им для работы в помещении архива организации, архива государственного органа или вне этого помещения в соответствии с пунктом 9.5.3 настоящей Инструкции.

9.5.3. Архивные дела, документы предоставляются гражданским служащим государственных органов, подразделений, передававших эти документы, дела на архивное хранение.

Гражданским служащим иных государственных органов, подразделений архивные документы предоставляются по письменному запросу их руководителей, согласованному с руководителем государственного органа, подразделения, передавшего дела и документы в архив. В случае его ликвидации или отсутствия его правопреемника – с разрешения Руководителя аппарата либо директора административного департамента, руководителя государственного органа.

9.5.4. Гражданские служащие несут ответственность за сохранность полученных архивных документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.

9.5.5. Запрещается изъятие документов из дел, передача другим лицам архивных документов или их копий.

9.5.6. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

9.5.7. Подлинники правовых актов Губернатора Приморского края, Правительства Приморского края, протоколов совещаний у Губернатора Приморского края, Председателя Правительства Приморского края, вице-губернатора Приморского края – заместителя Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края, заместителей Председателя Правительства Приморского края – министров, протоколов заседаний других государственных органов, подразделений и указатели рассылки этих документов из архива организации не выдаются.

9.5.8. Архив организации предоставляет по письменным запросам организаций и граждан копии находящихся на хранении правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов данных организаций и граждан.

В иных случаях архивные документы и их копии могут предоставляться организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения Руководителя аппарата.

1. Губернатор Приморского края.

2. Должностное лицо, исполняющее обязанности Губернатора Приморского края.

 

1. Первый вице-губернатор Приморского края – Председатель Правительства Приморского края.

2. Вице-губернатор Приморского края – заместитель Председателя Правительства Приморского края.

3. Заместители Председателя Правительства Приморского края.

4. Заместители Председателя Правительства Приморского края – министры.

5. Руководитель аппарата Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края.

6. Начальник управления бюджетного учета и отчетности аппарата Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края.

7. Заместитель начальника управления бюджетного учета и отчетности аппарата Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края – начальник отдела бюджетного учета и отчетности.

8. Директор департамента государственной гражданской службы и кадров Приморского края.

9. Должностное лицо, исполняющее обязанности директора департамента государственной гражданской службы и кадров Приморского края.